Özlük dosyalarının hazırlanması ve çalışanlara ait evrakların oluşturulmasında önemli hususlara da dikkat etmek gerekir.

4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesine aykırı davranışların meydana gelmesi halinde ise 104. Madde hükümleri devreye girmektedir.

4857 sayılı İş Kanunun 104. madde: 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline ……….. Türk Lirası idari para cezası verilir. (Para cezası her yıl değişmekte olup ilgili yıl değerleri dikkate alınmalıdır.)

4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesine göre çalışanın özlük dosyasına hazırlarken, Türk Ceza Kanunu’nun ilgili hükümlerine özellikle 135. maddeye aykırılık oluşturmayacak şekilde tamamlanmalıdır.

TCK’nın 135. ve 136. maddelerinde kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kaydedilmesi, başkalarına verilmesi, yayılması ve ele geçirilmesi fiilleri ile 138. maddesinde kişisel verilerin yok edilmemesi fiili suç olarak tanımlanmıştır.  

Resmî Gazete Tarihi: 07.04.2016 Resmî Gazete Sayısı: 29677 ile yayınlanan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri de özellikle özlük dosyası içeriğinin doğru belirlenmesi, saklanması ve imhası ile ilgili hususları belirlemekte dikkate alınmalıdır.

Bu sebeple çalışanınız olmayan kişiler hakkında kişisel verilerin kaydedilmemesi gerektiği gibi çalışanlarınıza ait hukuki veya idari dayanağı olmayan bilgiler de kayıt altına alınmamalıdır.

Siz işverenlerimize, kanunlarca işverene getirilmiş yükümlülükler kapsamında düzenlenmesi zorunlu olan başlıca belgelere hatırlatmak istiyoruz.

İlgili kanun ve yönetmeliklerde zamanla değişiklikler olabileceğini göz önünde bulundurarak, firmanız bünyesinde insan kaynakları ve muhasebe birimleri ile çalışanlarınızın özlük dosyaları düzenlemelerini yapabileceğiniz gibi, firmanız dışında hizmet aldığınız profesyonellerden bilgi ve destek alarak da gereklilikleri yerine getirebilirsiniz.

Bu belgeler; işveren olarak sizlerin yasal yükümlülükleri, iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle işlemlerin kanuna uygun, verimli ve doğru yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin uygulanması ve belgelendirilmesi, denetim ve anlaşmazlık hallerinden ispat ya da delil bildirme yükümlülüğünü yerine getirmeye yardımcı olması gibi amaçlarla toplanan belgeler niteliğindedir.

Özlük dosyasında çalışmanın niteliğine göre bulunması gereken belgeler ve hukuki dayanakları

1. Çalışana ait kimlik bilgileri – Nüfus Cüzdanı fotokopisi/örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 75)
2. İkametgâh belgesi (25 Ocak 2012 Tarih ve 28184 Nolu Resmi Gazete yayınlanan Tebligat Kanunun Uygulanmasına Dair Yönetmelik Madde 16)
3. İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin iş yerinde yapılmış ve yapılacak eğitimleri ve işçinin bu eğitimlere katıldığını ve katılacağını gösteren çizelgeler (Temel İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi ve tamamlayıcı eğitimler, Az tehlikeli sınıf işletmelerde yıllık 8 saat, Tehlikeli sınıf işletmelerde yıllık 12 saat, çok tehlikeli sınıf işletmelerde yıllık 16 saat eğitim aldığına dahil sertifikaları) (6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Madde 4 ve Madde 17-1 )
4. Az Tehlikeli, Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıf işlerde çalışanlar için belirli periyotlarda alınması zorunlu işe giriş ve devamında çalışmasına engel olmadığını gösteren işyeri hekimi muayene raporları (6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Madde 15 )
5. İş sağlığı ve güvenliği önlemlerine ilişkin gerekli bilgilerin, araç ve gereçlerin verildiğini gösteren araç ve gereçlerin listesini içeren işçinin imzasını taşıyan belgeler (Zimmet Formu), (6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Madde 19)
6. İşyerinde/Şantiyede çalışanların okuyup imzalamaları ve bir nüshalarını almaları gereken iş güvenliği talimat ve taahhütnamesi. (4857 sayılı İş Kanunu 7 nci maddesinin birinci fıkrası, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Madde 19 – 1 ve 2 fıkrası)
7. Diploma Örneği / Fotokopisi Çalışanın son mezun olduğu okula ait (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Çalışanların eğitimi konulu 17. Maddesi (3) fıkrası: ve 30. Madde – (1)- e fıkrası)
8. Adli sicil kaydı – Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve İş Kanunu açısından sakınca teşkil etmemesi için çalışandan açık rıza almak şartı ile istenebilir. (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır) Özelliği olan bazı işlerde adli sicil kaydı zorunluluk olabilir. Eski hükümlü çalıştırma zorunluluğu olan firmalarda (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 30 – Ek Madde 2)
9. Mesleki eğitim belgesi, Mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını belgeleyemeyenler çalıştırılamaz. (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Çalışanların eğitimi konulu 17. Maddesi (3) fıkrası: ve 30. Madde – (1)- e fıkrası) veya Mesleki Yeterlilik Belgesi (Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmeliğin 6’ıncı maddesi 8. fıkrası)
10. İşyerinde/Şantiyede çalışan iş makinası operatörlerinin operatörlük belgesi ve G sınıfı sürücü belgesi. Kamyonlarda ağır vasıta ehliyetli şoförler, iş makinelerinde ise (Karayolları Trafik Yönetmeliği’nin 87. maddesi gereğince) iş makineleri kullanma yetki belgesi (Operatörlük Belgesi) ve (G) sınıfı sürücü belgesi bulunanları çalıştırmak zorundadır.
11. İşyerinde/Şantiyede çalışmakta olan ticari araç kullanan şoförlerinde SRC belgeleri. (Resmî Gazete Tarihi: 03.09.2004 Resmî Gazete Sayısı: 25572 Karayolu Taşımacılık Faaliyetleri Mesleki Yeterlilik Eğitimi Yönetmeliği)
12. İşyerinde/Şantiyede çalışmakta olan ticari araç kullanan şoförlerinde psikoteknik muayene raporları.Şoförlük mesleği bakımından bedeni ve psiko-teknik açıdan sağlıklı olduklarını gösteren bir sağlık raporunu, yetkili sağlık kuruluşlarından her beş yılda bir almaları, şarttır. (Resmî Gazete Tarihi: 08.01.2018 Resmî Gazete Sayısı: 30295 Karayolu taşıma yönetmeliğinin 34. madde)
13. İşe giriş bildirgesi (5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanun 8. Maddesi)
14. Yabancı uyruklu çalışan için çalışma izni (13 Ağustos 2016 tarih ve 29800 sayılı Resmi Gazete yayınlanan 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu)
15. Süresi bir yıl ve daha fazla olan asgari ve azami müddetli ile çalışma var ise belirsiz süreli iş sözleşmesi bir örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 8 – 11 – 12) veya belirli süre ile çalışma var ise Belirli süreli iş sözleşmesi bir örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 8 – 11 – 12) Eğer, Yazılı iş sözleşmesi yapılmamış işe işe aldıktan sonra en geç iki ay içinde çalışana verilmesi zorunlu olan “iş koşullarını içeren yazılı belgenin“ çalışanın bu belgeyi aldığını gösteren şerhini ve imzasını taşıyan bir örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 8)
16. Esaslı değişiklik anlaşmaları. (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 22)
17. Çağrı üzerine veya uzaktan çalışma var ise sözleşmenin bir örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 14)
18. Her ay çalışana verilmesi zorunlu olan “ücret pusulasının “ işçinin imzasını taşıyan örneği (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 37)
19. Çalışandan alınan fazla saatlerle çalışmaya onay belgeleri (4857 Sayılı İş kanunu Madde 41)
20. Serbest zaman kullanmak isteyen çalışanın istek dilekçeleri ve serbest zaman dilekçesi (4857 Sayılı İş kanunu Madde 41)
21. Çalışanın ücretinde ve sosyal haklarında ortaya çıkan değişikleri gösteren belgeler. (4857 Sayılı İş kanunu Madde 22)
22. Terfi ve nakil işlemlerini gösteren belgeler. (4857 Sayılı İş kanunu Madde 22)
23. Denkleştirme esasının uygulandığı günlerde çalışanın periyodik (en fazla iki aylık) çalışma sürelerini ve ücretli boş zamanlarını gösteren çizelgeler (4857 Sayılı İş kanunu Madde 41)
24. Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde çalışandan alınan Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günlerinde çalışmaya onay belgeleri (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 44)
25. Hamile kadın çalışanların doğumdan önce üç hafta kalıncaya kadar çalışması halinde gerekli olan doktor onayı (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 74)
26. Doğum öncesi ve sonrası izinlerin artırılması gerektiğini gösteren doktor raporu (4857 Sayılı İş Kanunu 74)
27. Süt iznini nasıl kullanmak istediğini gösteren çalışanın imzasını taşıyan dilekçe, bu isteğe göre oluşturulmuş süt izni çizelgesi (4857 Sayılı İş Kanunu 74)
28. Yıllık ücretli izinleri gösteren ve çalışanın imzasını taşıyan izin kayıt belgesi (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 56)
29. İş sözleşmesi sona erdiğinde çalışana verilmesi zorunlu olan “çalışma belgesi’nin bir örneği ile belgenin çalışana verildiğini gösteren ve çalışanın imzasını taşıyan ispat belgesi (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 28)
30. İşsizlik sigortası kanunu uyarınca verilmesi zorunlu olan (İAB) İşten Ayrılma Bildirgesi (4447 Sayılı İşsizlik Sigortası Kannunu Madde 48)
31. Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi (1632 sayılı Askeri Ceza Kanunu Madde 75 ”kaçakları, izinsizleri, bakayayı, yoklama kaçaklarını, saklıları ve çağrılıp ta gelmiyen yedek subaylar ve yedek astsubaylar ile yedek askeri memurları bilerek özel ve resmi hizmete alanlar veya gizliyenler 6 aydan 1 yıla kadar hapis cezasıyla cezalandırılır)
32. 18 yaşın altındaki işçiler için ebeveyninin çalışma muvafakatnamesi (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 71)
33. Çalışana verilen her türlü izne ilişkin talep dilekçeleri, izin kullandırma çizelgeleri ve yıllık izin kayıt belgesi. 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 56 – 53 – 54 – 55 – 60 ve Resmî Gazete Tarihi: 03.03.2004 Resmî Gazete Sayısı: 25391 yayınlanan Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği Madde 19 – 20)
34. İş yerinde ilan edilen ara dinlenmeleri çerçevesinde çalışandan haftalık yada aylık alınacak ara dinlenmeleri kullandığına ilişkin çalışan tarafından imzalanmış belge. (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 66 – 67 – 68)
35. Gece çalışması yaptırılan işlerde gece çalışmalarının 7.5 saatten fazla yapılmadığını gösteren ve çalışanın imzasını taşıyan gece çalışma çizelgeleri. (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 69)
36. Çalışanın gece ve gündüz postalarında çalışması halinde haftalık posta değişikliğini gösteren bireysel posta çizelgesi (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 69)
37. İş sözleşmesi sona erdiğinde çalışan yapılması zorunlu ödemelerinin yapıldığını gösteren çalışanın imzasını taşıya ödeme makbuzları ve ibraname. (Borçlar Kanunu Madde 420)
38. Personel engelli ise Engelli Raporu fotokopisi ya da aslı (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 30 – Ek Madde 2)
39. Eski Hükümlü (Adli sicil Kaydı ve ilgili evrakları), terör mağduru veya engelli işçinin (Engelli Raporu) (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 30)
40. Çalışana iş sürecinde yapılan bildirimler, uyarılar, kurallara göre verilmiş cezalar, çalışana yapılmış savunma vermesi çağrıları, çalışanın vermiş olduğu savunmalar, bildirimleri tebliğden kaçınan çalışan ilişkin tutanaklar. (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 38)
41. Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı (193 sayılı Gelir Vergisi Kanununu Madde 31)
42. Geçici iş ilişkisi ile devredilecek çalışandan devir sayısında alınmış olan yazılı rıza, (4857 Sayılı İş Kanunu – Geçici iş ilişkisi Madde 7) 
43. Sendika üyesi çalışan bakımından üyelik belgesi ve üye olmayanlar bakımından dayanışma aidatı ödeyerek Toplu İş Sözleşmesinden yararlanma talebini içeren dilekçe. (7 Kasım 2012 tarihlili ve 28460 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 6356 Sayılı Sendikalar Ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu Madde 39)
44. Kan grubu kartı (Resmî Gazete Tarihi: 20.07.2013 Resmî Gazete Sayısı: 28713 le yayınlanan İşyeri Hekimi Ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk Ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik ekinde yer alan EK-2 muayene formunun içeriğinde yer alan kişisel soorular arasında yer almaktadır. Ayrıca İşletmeler bilerek yada bilmeyerek insani ve toplumsal sorumluluk gereği özlük dosyasına dahil ederler)
45. İş sözleşmesinin feshini veya diğer sona erme nedenlerine ilişkin belgeler (4857 Sayılı İş Kanunu Madde 19)

Sıralananların yanı sıra birçok farklı belgenin de olabileceğini vurgulamak gerekir.

Ayrıca belirtilen her belgenin her çalışanın dosyasında olması söz konusu değildir. Çalışanın yaşına, cinsiyetine, uyruğuna, istihdam şekline ve yaptığı işe göre farklı belgelere ihtiyaç duyabileceği gibi bazılarında olması gereken belgelere bir başka çalışanda gerekli görülmeyebilir.

Elbette bu nitelikte belgeler de yukarıda sayılanlarla sınırlı değildir.

1. İş başvuru formu – Çalışan işe alınırken yaptığı, işe alma sırasında çalışanla yapılan mülakat, görüşme ve test sonuçları. (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)
2. Çalışan için uygulanan “performans ve verimlilik değerlendirme sisteminin” periyodik sonuçlarını gösteren belgeler.(6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)
3. Vizite kağıtlarının örnekleri, (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)
4. İstirahat raporlarının örnekleri,(6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)
5. Çalışanla ilgili departmanlar arası yazışmalar ve gerekli görülen diğer belgeler, (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)
6. Çalışanın takoğraf verileri (Karayolları Trafik Yönetmeliği Takoğraf Cihazı ile Sürücü Çalışma Belgesi Bulundurma ve Kullanma Zorunluluğu Madde 99 – a) Takoğraf cihazları – 2)
7. Çalışanın fotoğrafı/ları (Gerekçesi hukuka uygun olmalı ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun onam alınmalıdır)

         Ayrıca,

         Firmanız çalışma / hizmet alanına ve çalışmak amacı ile girecek olan tüm çalışanlardan, kendi firmaları tarafından verilmiş olan ve işyerinizde görevlendirildiklerine dair yazı ve sizin iş yerinizde çalışmaya muvafakat ettiğine dair belge ile birlikte diğer belgeleri istemeniz yararınıza olacaktır.

         Çünkü,

         4857 Sayılı İş Kanunu’nun 2. maddesinin 6. fıkrasına göre: Bu ilişkide asıl işveren alt işverenin işçilerine karşı o işyeri ile ilgili olarak bu Kanundan, iş sözleşmesinden veya alt işverenin taraf olduğu toplu iş sözleşmesinden doğan yükümlülüklerinden alt işveren ile birlikte sorumludur.

         4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununu 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6098 Sayılı Borçlar Kanunu ve ilgili tüm kanunlar ve ilgili yönetmelikleri gereği;

İŞVEREN, kendi işyerinde, iş yaptığı / hizmet verdiği yerlerde;

Özlük Dosyası – Yargıtay Kararlarından Örnekler

Kanunlarla Türk Vatandaşlarına Hasredilen ve Yabancıların Çalışmalarının Yasak Olduğu Meslek ve Görevler https://www.csgb.gov.tr/uigm/calisma-izni/turk-vatandaslarina-hasredilen-meslekler/

1. Özel Güvenlik Şirketleri İçin Kurucu, Yönetici, Eğitici ile Şirket Tüzel Kişi Ortağının Yetkilendirdiği Temsilciler (Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun 5. madde)
2. Özel Güvenlik Görevlileri (Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun 10. madde)
3. Çarşı ve Mahalle Bekçiliği (Çarşı ve Mahalle Bekçileri Hakkında Kanun 3. madde)
4. Mali Müşavirlik  (Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu 4. madde)
5. Kooperatif Yönetim Kurulu Üyeleri (Kooperatifler Kanunu 56. madde)
6. Gümrük Müşavir Yardımcısı (Gümrük Kanunu 227. madde)
7. Türkçeden Başka Dille Öğretim Yapan ve Yabancılar Tarafından Açılmış Bulunan Okulların Kurucuları (Özel Öğretim Kanunu 8. madde)
8. Özel Hastanelerde Mesul Müdür (Hususi Hastaneler Kanunu 9. madde)
9. Diş Hekimliği, (Tababet ve Şuabatı Sanatlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun, 30. madde)
10. Hastabakıcı  (Tababet ve Şuabatı Sanatlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun, 63. madde)
11. Eczacılık  (Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Kanun 2. madde)
12. Veterinerlik (Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkül Tarzına ve Göreceği İşlere Dair Kanun 2. madde)
13. Uzmanlık Eğitimi Dışında Çalışacak Yabancı Asistanlar (Tıpta Uzmanlık Tüzüğü 20. madde)
14. Noter (Noterlik Kanunu 7. madde)
15. Hakim ve Savcı (Hakimler ve Savcılar Kanunu 7. madde)
16. Avukat (Avukatlar Kanunu 3. madde)
17. Arabulucu (Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu 20.madde)
18. Konkordato Komiseri (Konkordato Komiserliği ve Alacaklılar Kuruluna Dair Yönetmeliği 4. madde)
19. Stajyer Havacılık Bilgi Yönetimi Memuru (Havacılık Bilgi Yönetimi Personeli Lisans ve Derecelendirme Yönetmeliği 16. madde)
20. Fahri Trafik Müfettişi (Karayolları Trafik Kanun Ek 6. madde)
21. Taşıma İşleri Organizatörlüğü (Taşıma İşleri Organizatörlüğü Yönetmeliği 7. madde)
22. Acente Sorumlusu, Seyahat Acentesi Sorumlusu (Seyahat Acenteleri ve Seyahat Acenteleri Birliği Kanunu 3. madde)
23. Turist Rehberi (Turist Rehberliği Meslek Kanunu 3. madde)
24. Kara Suları Dahilinde Balık, İstiridye, Midye, Sünger, İnci, Mercan İhracı, Dalgıçlık, Arayıcılık, Kılavuzluk, Kaptanlık, Çarkçılık ,Katiplik, Tayfalık vb. (Kabotaj Kanunu 3. madde)
25. Spor Müşavirleri (Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Spor Müşavirleri Atanma ve Çalıştırma Yönetmeliği 5. madde)
26. Tarım Alanında İş Aracısı (Tarımda İş Aracılığı Yönetmeliği 6. madde)
27. Gemi Acente Yetkilisi ve Gemi Acente Personeli (Gemi Acenteleri Yönetmeliği 7. ve 8. madde)
28. Daimî Nezaretçi, Teknik Eleman (Maden Yönetmeliği 125. ve 130. madde)

03.11.2024 tarihi itibari ile yürürlükteki kanun ve yönetmeliklerden yararlanılmıştır.

Sınırlı Sorumluluk Beyanı:

Web sitemizin içeriği, ziyaretçiyi bilgilendirmeye yönelik hazırlanmıştır. Sitede yer alan bilgiler, hiçbir zaman bir hukuki tavsiye yerini alamaz. Web sitemizdeki yayınlardan yola çıkarak, işlerinizin yürütülmesi, belgelerinizin düzenlenmesi ya da mevcut işleyişinizin değiştirilmesi kesinlikte tavsiye edilmez. Web sitemizin içeriğinde yer alan bilgilere istinaden profesyonel hukuki yardım almadan hareket edilmesi durumunda meydana gelebilecek zararlardan firmamız sorumlu değildir. Sitemizde kanunların içeriğine aykırı ilan ve reklam yapma kastı bulunmamaktadır.